Paletten buchen. Aufträge erfassen. Transporte abrechnen. In der Abteilung Service und Support übernehmen KI-Agenten einfache Aufgaben. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den Kunden. 

Statt auf Einzelbefehle zu warten, denkt ein KI-Agent mit. Er erfasst die Aufgabe, plant sein Vorgehen und führt die Schritte aus, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Das ist überall da hilfreich, wo große Mengen an Informationen verarbeitet werden müssen. Ein typischer Fall ist das zeitintensive Handling von Papierdokumenten.

Bei der BTK-Logistik sind das Rechnungen, Aufträge oder Paletten-Scheine – Belege, die bisher von Hand erfasst werden mussten. Mit dem automatisierten Auslesen der Daten von Eingangsrechnungen hat vor drei Jahren eine rasante Entwicklung begonnen. Federführend war die papierintensive Abteilung „Service und Support“.

Seit etwa drei Jahren entwickelt Barbara Grote neue Workflows und automatisiert Prozessschritte so weit wie möglich, vor allem da, wo viele Belege verarbeitet werden. Anfang 2025 kommt dafür zum ersten Mal ein KI-Agent zum Einsatz. Er liest Rechnungs- und Auftragsdaten aus und speist diese in das System ein. 

Mittlerweile verarbeitet ein weiterer Agent Transportpapiere und bucht flink Paletten ein und aus. „Das ist die Arbeit, die früher am aufwendigsten war“, erzählt Barbara Grote, die die Implementierung mit der hauseigenen IT-Abteilung vorangetrieben hat. 

Die digitalen Helfer bewähren sich. Auch wenn typische Flüchtigkeitsfehler bei der Datenerfassung ausgeschlossen sind, können der Künstlichen Intelligenz Fehler passieren. Deshalb fließt im Übergang viel Zeit in die Kontrolle. So lernt das System gründlich und Geschäftspartner bleiben von Unzufriedenheit verschont.

Aktuell wird ein weiterer Agent auf die eingehende Paletten-Post trainiert. Er erfasst Inhalte und liefert den Sachbearbeitenden passende Lösungsvorschläge inklusive E-Mail-Vorschlag. Zukünftig sollen noch mehr digitale Helfer das Team unterstützen. Sie können Lizenzen auslesen oder Versicherungen sowie Mindestlohn-Bestätigungen administrieren.

„Wir wollen unsere Prozesse so weit wie möglich automatisieren. Wenn KI-Agenten unsere Teams von eintönigen Aufgaben entlasten, kann das unsere Arbeitsweise beschleunigen und gleichzeitig Kapazitäten freisetzen“, erklärt Geschäftsführer Josef Heiß die Digitalisierungsstrategie hinter den Agenten.